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Crear una lista de validación de datos actualizable con datos de otro libro
En esta entrada crearemos una lista de validación de datos actualizable con datos de otro libro.
Muchas veces queremos realizar que dentro de una hoja de un determinado libro tenga una lista desplegable (Lista de validación) con los datos de otro libro.
NOTA: Debemos de tener en cuenta que dicho listado desplegable nos funcionará siempre que el libro donde está el origen del listado esté abierto. Si necesitásemos que funcionara automáticamente necesitaríamos programarlo para poder abrir, ocultar y una vez acabada el trabajo con el listado destino cerrar el libro origen del listado. No es lo que pretendemos en esta entrada.
Vamos a crear el libro que contendrá el listado origen para ello:
Creamos un nuevo libro y lo guardamos con el nombre ListadoOrigen xlsx.
Escribimos los siguientes datos.
Seleccionamos el listado y lo convertimos en una tabla (pestaña Insertar / grupo Tablas / Tabla). Del cuadro de diálogo Crear tabla marcamos la casilla “La tabla tiene encabezados”.
Cómo resultado obtenemos la siguiente imagen.
Guardamos cambios al libro ListadoOrigen.xlsx.
Creamos el libro nuevo, si no lo tenemos, en nuestro caso creamos un libro nuevo y lo guardamos con el nombre ListadoDestino.xlsx.
Escribimos el título del listado “Mi Listado de Provincias”, a continuación, seleccionamos, el rango A1:A11 para convertirlo también en una tabla.
Deseleccionamos el rango, y a continuación, vamos a crear nombres de rango.
Dentro del libro ListadoDestino, vamos a crear un nombre de rango que recoja, el rango que contiene el listado de provincias original del libro ListadoOrigen, para ello:
Nos situamos en la Hoja1 del libro ListadoDestino y hacemos clic en Administrador de nombres, situado en la pestaña Fórmulas / Grupo Nombres definidos / Administrador de nombres.
Una vez abierto el cuadro de diálogo de Administrador de nombres, pulsamos en Nuevo.
Seguidamente, dentro del cuadro diálogo Nombre nuevo, le pondremos el nombre al rango “ListaOrigen” y en el campo Se refiera a, borraremos los datos que hay, y con ratón a través de la barra de tareas de Windows activaremos el libro ListadoOrigen.xlsx, a continuación, seleccionaremos la hoja que contiene los datos y por último seleccionamos el rango del listado de las provincias (no hace falta el título). Para finalizar pulsamos Aceptar.
Si todo es correcto estaremos en dentro del Administrador de nombres.
Ahora volveremos a crear otro nombre de rango que haga referencia al nombre de rango que hemos realizado anteriormente (ListaOrigen).
Pulsamos en el botón Nuevo y en el cuadro de diálogo Nombre nuevo, dentro del campo Nombre escribimos “LIstaDestino” y en el campo Se refiere a, escribimos “=ListaOrigen” o la pegamos con F3 (cuadro Pegar nombre).
NOTA: Muchas veces no nos acordaremos del nombre del rango que queremos para ello podemos pulsar la tecla F3 para que nos salga el cuadro de diálogo Pegar nombre y seleccionar el nombre de rango que queremos.
Dentro del Administrador de nombres tendremos los siguientes nombres de rango.
Pulsamos Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo del Administrador de nombres.
Ahora ya estamos en disposición de realizar la validación de datos.
Seleccionamos el listado donde va a ir la lista de validación, rango A2:A11 del libro LibroDestino, y nos vamos a Validación de datos dentro de la pestaña Datos / grupo Herramientas de datos / Validación de datos.
Dentro del cuadro de diálogo Validación de datos dentro del campo Permitir, seleccionamos Lista y dentro del campo Origen, escribimos =ListaDestino o lo pegamos con la tecla F3, seleccionando su nombre. Una vez finalizado, pulsamos Aceptar.
Como resultado obtenemos la lista de validación con los datos de otro libro.
Lo realmente chulo, es que el listado origen y el listado destino son extensibles gracias al realizarlo con las Tablas de datos. Si necesitamos añadir una nueva provincia al listado sólo bastará escribir en el libro ListadoOrigen la nueva provincia.
Vamos a escribir una nueva provincia, por ejemplo, Bilbao.
Si ahora nos vamos al libro ListadoDestino, y desplegamos la validación obtendremos el nuevo dato actualizado.
También si nuestro listado de destino se debe extender a más celdas basta con estar en la última celda y pulsar Tabulador para obtener una nueva fila cuya característica será que tendrá la lista de validación.
Creamos una nueva fila y comprobamos que efectivamente podemos continuar disfrutando de nuestro listado.
Descargar los archivos de ejemplo ListadoOrigen.xlsx y ListadoDestino.xlsx
PD: Recordamos que si el libro de origen del listado no está abierto no tenemos el listado en el destino, te recomendamos que puedas realizar todos los listados en una hoja del mismo libro y a continuación, la ocultes.
Si te sirve más de ayuda te dejamos el vídeo explicativo.
Espero que te haya servido dicha entrada.
Saludos,
Formador: José García
